一．應用企業(yè)簡況：
四川省閬中市泰安運業(yè)有限責任公司是一家集客貨運輸、汽車銷售、汽修汽配等相關(guān)業(yè)務為一體的多元化公司。該公司上年度收入298.80元，主營收入298.8萬元，資產(chǎn)總計80萬元。近年來堅持深化公司改革，改變單一經(jīng)濟，實行多業(yè)并舉，漸漸步入健康發(fā)展的軌道，至今為止該公司在全川各地擁有6家地級分公司。
其公司管轄車輛共計861輛，其中掛靠車輛662輛，是一家比較大的運輸企業(yè)，運輸業(yè)務遍布全國各地。在沒有使用管理軟件管理之前，該公司擁有400多輛車，僅處理掛靠車輛相關(guān)業(yè)務的管理人員及業(yè)務人員就有十幾個人，但是這多業(yè)務人員，還是忙不過來。導致業(yè)務辦理不及時，客戶流失等問題，每年30幾個客戶的流失量比新掛靠量還高，于是迫于集團的壓力，該公司必須要利用信息技術(shù)對掛靠業(yè)務進行單獨管理。
二．企業(yè)在實施信息化之前存在的問題：
在與公司管理層溝通過程中，發(fā)現(xiàn)了公司很多管理都還處于傳統(tǒng)的管理模式，一大群人圍著幾百輛車的掛靠資料忙碌，每天就是在不停的填資料，找資料，印資料和改資料。不僅浪費了大量的人力物力，還讓客戶對公司產(chǎn)生不信任感。我們深入該公司內(nèi)部了解到他們存在以下這些問題：
1、車輛的掛靠信息管理困難：公司幾乎有90%的車輛都是掛靠經(jīng)營的形式進行運輸業(yè)務，所有掛靠資料都是通過電子表格管理管理，15張電子表格，相互之間都有嵌套。每天都需要手工來查找和統(tǒng)計數(shù)字，不僅工作量大、效率低，還經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)出錯、成本浪費、工作延誤。
2、業(yè)務到期提醒不到位：對于掛靠車輛而言，保險信息、二級維護、運營證、年審、駕駛證以及車主欠費還款等需要及時了解是否到期，但在客戶的實際管理過程中，這些信息都不在一個表中，每天要在600多輛車的信息中查找要到期的車輛信息，然后篩選打印出來一個個打電話通知。
3、到期業(yè)務處理不及時：對于沒能及時協(xié)助處理的到期業(yè)務，沒有再繼續(xù)提醒同時又忘了做好備注，等過一段時間后，發(fā)現(xiàn)每個月至少有20%的車輛沒有及時處理。導致客戶的不滿意，同時公司又要承擔補辦所帶來的工作量。
4、財務漏洞大，收入支出不清楚：公司除了日常的運輸業(yè)務盈利以外，還通過收取掛靠管理費、服務費以及代辦業(yè)務的中間費，近1000臺車的服務費和管理費，每天都是幾百萬的收入，但在實際的管理過程中，經(jīng)常出現(xiàn)漏收或者是少收，對于公司都是很大的損失。如果有遇到車主欠款賴賬的，根本無法及時處理，年底查賬總有很多問題，甚至差額達到3萬以上。
三．系統(tǒng)解決方案：
以上問題主要是因為沒有公司對企業(yè)信息化沒有引起足夠重視，如果龐大的掛靠業(yè)務沒有使用任何管理系統(tǒng)支撐。針對這些問題，再結(jié)合我們百盛車輛掛靠管理系統(tǒng)核心管理思想和具體管理功能，幫助該公司建立起了一套完善的管理體系和管理流程，從根上解決了他們管理問題。
首先，我們車輛掛靠管理系統(tǒng)恰恰符合他們對于掛靠車輛業(yè)務管理流程的要求。從掛靠的資料來講，豐富的登記資料，從車主證件資料、通訊方式到司機的駕駛證、行駛證、身份證等一應俱全，保證了在出現(xiàn)相關(guān)事故的時候，能夠規(guī)避因車主或司機逃避而公司需被迫承擔責任的風險。并且在證件的管理上，不再依賴原始紙質(zhì)復印件進行存檔，而是將掃描復印件以電子檔的形式存入管理系統(tǒng)中，這樣就不必每次都從檔案袋中查找復印，可以直接在管理軟件中輸入車牌號調(diào)出打印。
其次，對于業(yè)務到期處理的管理，產(chǎn)品本身提供的信息提醒功能就可以解決掛靠車輛到期業(yè)務提醒不到位的問題，根據(jù)他們實際業(yè)務情況，設置了提前15天提醒，這樣系統(tǒng)每天就會自動提醒哪些車輛的某個業(yè)務到期了。針對他們每天忙碌打電話的問題，我們提供了短信群發(fā)功能，通過短信平臺，可以一鍵發(fā)送信息給客戶，除了業(yè)務到期的提醒和費用到期的提醒以外，還加入了車主生日、節(jié)假日短信問候功能，體現(xiàn)了公司的貼心服務及關(guān)懷客戶的態(tài)度。
再次，我們在財務費用管理上，做了更加嚴謹合理的功能開發(fā)，特別是對于他們按年收取一定管理費的需求，通過系統(tǒng)中服務費管理功能解決了這一問題，并且形成了收費報表，車主欠費報表以及公司財務收支報表。通過報表，公司管理層可以隨時知有哪些車主沒有交管理費，每個車主的借款還款情況，對公司收支一目了然。
系統(tǒng)實施過程：
在正式實施之前，對公司的環(huán)境做了分析，包括網(wǎng)絡環(huán)境，計算機狀況，辦公環(huán)境等等，通過查看和評估后，發(fā)現(xiàn)由于該公司之前對信息化的認識不足，公司就4臺電腦，其中2臺比較老舊。于是根據(jù)我們的軟件環(huán)境要求與公司領(lǐng)導進行溝通，重新部署了1臺服務器，2臺PC機，并且對局域網(wǎng)的網(wǎng)絡進行改造升級。能夠達到同時使用5個客戶端進行操作。
首先我們根據(jù)實際情況對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)字典和流程配置進行了規(guī)劃，比如部門的設置，操作人員權(quán)限的設置。明確了每個操作員的責任、管理流程與操作系統(tǒng)的權(quán)限。業(yè)務員有編輯權(quán)限，主管有審核權(quán)限，副總及總經(jīng)理擁有刪除權(quán)限。
在實施階段，該公司很多員工有抵觸情緒，不愿意使用管理系統(tǒng)，因為覺得操作麻煩，習慣于紙質(zhì)文檔和電子表格管理，就拿管理資料的文員來說，認為這樣大規(guī)模的錄入資料很麻煩。在實施過程中很不順利，導致系統(tǒng)遲遲不能上線。通過溝通之后，我們針對所有員工進行了一次一天的現(xiàn)場演示培訓，并通過我們的試用版進行實際的操作演練，做到每一步都模擬真實的業(yè)務操作；并且第一次使用了我們的視頻培訓教程輔導培訓。
與此同時，我們也發(fā)現(xiàn)該公司所有的掛靠車輛信息管理都不到位，掛靠資料也不完整，有的缺少行駛證、有的缺少司機身份證資料，有的缺少保險資料，甚至還有相關(guān)證件、復印件丟失的檔案。在和該公司領(lǐng)導溝通之后，為實現(xiàn)公司信息化戰(zhàn)略的第一步，領(lǐng)導要求強制錄入，并且在錄入過程中與車主聯(lián)系來完善資料。錄入完成之后對基礎數(shù)據(jù)進行備份，讓所有部門進行試用，一周的總結(jié)和調(diào)整之后，針對個別操作人員的權(quán)限進行了微調(diào)，系統(tǒng)順利上線，并且上線后的第一個月，到期業(yè)務就及時快速地辦理完成了，沒有出現(xiàn)漏辦或者費用漏收的情況。
四．效益分析與評估：
該客戶上線一年，業(yè)務辦理能力就提高了45%，車主投訴也減少了72%。到目前為止該客戶公司已經(jīng)使用了百盛車輛掛靠管理系統(tǒng)5年了，在這期間沒有出現(xiàn)過因為業(yè)務辦理不及時，服務不到位而讓車主流失的情況，并且每年以20輛車的速度增長。在車輛增加的同時，人員卻沒有增加，每年為公司節(jié)約了進10萬的成本。在財務的管理上，堵住了相關(guān)操作人員暗箱操作，鉆漏洞謀取個人利益的問題。
在使用的過程中，根據(jù)客戶管理上的需求和發(fā)展對產(chǎn)品進行了定制化的調(diào)整，比如增加了銀行貸款管理，因為該公司涉及到車主借款問題，這樣既服務了車主，同時也為公司增加了收入項目，但是遇到有車主還款不及時或者還款后沒有登記的，針對這種情況我們在新的版本中加入借款還款管理；同時增加了運費結(jié)算管理和司機費用的管理。
五．信息化實施過程中的主要體會、經(jīng)驗與教訓
通過對改客戶的實施，我們也吸取到了很多經(jīng)驗，比如，要根據(jù)客戶的實際情況合理的做好規(guī)劃方案，能夠使運輸掛靠企業(yè)不需要花太多的額外投入，包括人力、物力、財力，即可實現(xiàn)企業(yè)的信息化管理。
我們針對該客戶這幾年使用過程中提出的需求進行了調(diào)研，發(fā)現(xiàn)很多公司在發(fā)展的過程中都有相同的需求，我們認為這是管理軟件發(fā)展的趨勢，同時也讓我們意識到要緊跟客戶的發(fā)展而發(fā)展，抓住用戶最實際的需求。接下來，我們會針對這種集團化，規(guī)范化的企業(yè)進行版本調(diào)整，并會加入駕駛員安全提醒與培訓，交通違章信息推送與提醒功能，讓運輸掛靠公司能從容應對因駕駛員、車主對安全意識和法律法規(guī)認識不到位而帶來的安全管理問題。
隨著運輸公司業(yè)務的不斷發(fā)展，很多公司的業(yè)務不僅僅只滿足于掛靠資料的登記，掛靠業(yè)務的辦理，而是需要實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化、生態(tài)化、和集團化，所以我們會針對客戶的需求進行實際的調(diào)研和模式，實現(xiàn)車輛管理系統(tǒng)的移動化、集團化的和集成化。提供根據(jù)實際需求可配置化的解決方案，實現(xiàn)快速部署，快速入手，快速實現(xiàn)收益的目的。
在推進運輸行業(yè)信息化的道路上，遇到各種各樣的阻力，包括運輸行業(yè)各運輸公司管理模式不盡相同，管理層對信息化和使用技術(shù)解決管理問題的不重視，業(yè)務人員素質(zhì)參差不齊等等問題都使得這些企業(yè)在管理上存在很多漏洞。前段時間成都一家物流運輸公司就因為管理不嚴，導致出現(xiàn)重大交通事故，使得司機、車主以及運輸公司法人都被刑拘。3死2傷的重大事故導致公司幾近破產(chǎn)，究其原因在于運輸公司沒有使用專業(yè)的掛靠管理系統(tǒng)進行信息化的提醒，讓車主疏于日常保養(yǎng)和保險辦理。如果信息提醒及時有效，保險業(yè)務處理及時規(guī)范，像本文中的企業(yè)一樣企業(yè)信息化管理應用到位，那么久不會有那么大的損失了。所以我們倡導運輸行業(yè)要積極利用信息化管理系統(tǒng)，這樣才能提高競爭力，提高效益，同時也能推動中國的物流運輸業(yè)向前發(fā)展！
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